項目
台帳に載せる12項目
- 取引先
- 正式な社名。同じ取引先の契約を横断して見られるように、表記を揃えます。
- 契約の種別
- NDA、業務委託、取引基本、SaaS利用、賃貸借など。種別で並べ替えられると、ひな形の見直しに使えます。
- 契約の名称
- 契約書の題名と、覚書・変更契約なら元の契約の名称。
- 締結日と契約期間
- 締結日、開始日、満了日。満了日が無い（期間の定めがない）契約はその旨を書きます。
- 自動更新の有無
- 自動更新なら、更新の単位（1年など）と回数の上限。
- 解約予告の期限
- 満了日から予告期間を引いた「判断期限」。台帳で最も重要な列です。
- 契約金額・支払条件
- 金額または料率、支払サイト、請求の時期。更新時の見直し材料になります。
- 担当者・部署
- 社内で責任を持つ人と部署。異動があれば更新します。
- 原本の保管場所
- 紙ならキャビネットの場所、電子なら保管先のフォルダやシステム。
- 関連契約
- 基本契約と個別契約、NDAと本契約、変更覚書など、つながりのある契約。
- 特記事項
- 例外的に認めた条件、相手方との申し合わせ、次回更新時に見直す点。
- 状態
- 有効・終了・更新交渉中など。終了した契約も削除せず残します。
手順
台帳を作る5つの手順
- 01
契約を集める
キャビネット、共有フォルダ、メールの添付、電子契約サービスの中から、締結済みの契約を一か所に集めます。この段階で行方不明の契約が見つかります。
- 02
7列で入力する
最初は取引先・種別・期間・自動更新・解約予告・担当・保管場所の7列だけ。完璧を目指さず、まず全件を並べます。
- 03
期限を計算する
満了日から予告期間を引いた判断期限を列に持ち、日付順に並べます。直近3か月に期限が来る契約を最初に見ます。
- 04
通知の仕組みを作る
判断期限の1か月前に通知が届くように、カレンダーか台帳の期日アラートを設定します。通知先は個人ではなく窓口にします。
- 05
月に一度、見直す
新しく締結した契約を足し、終了した契約の状態を変え、期限の近い契約の判断を記録します。月次の習慣にならないと台帳は古くなります。
期限
更新と解約予告の期限は、どう管理しますか
自動更新の契約は「満了日の○か月前まで」に申出が要ります。満了日から予告期間を引いた日を判断期限として台帳に持ち、その1か月前に担当者へ通知が届くようにします。判断期限を過ぎると、不要な契約が1年延びます。
通知はカレンダーや台帳の期日アラートで足りますが、担当者が替わると届かなくなります。通知先を個人ではなく窓口（共有アドレスやチャンネル）にしておきます。
比較
表計算ソフト、契約管理システム、Nomaris
入力するのは誰か
- 表計算ソフト
- 自社の担当者が手で入力する
- 契約管理システム
- 自社の担当者が登録する
- Nomaris
- 締結の流れの中で自動的に整理される
期限の通知
- 表計算ソフト
- カレンダーに手で設定する
- 契約管理システム
- システムが通知する
- Nomaris
- 台帳の期限を前に知らせる
契約書の中身の検索
- 表計算ソフト
- ファイル名と列の値だけ
- 契約管理システム
- 全文検索ができる製品が多い
- Nomaris
- 条項と取引先を横断して探せる
次の契約への活用
- 表計算ソフト
- 人が思い出して探す
- 契約管理システム
- 参照は人が行う
- Nomaris
- 次のレビューでNomarisが参照する土台になる
表計算ソフトで始めて、件数と関係者が増えたらシステムや外部委託に移す、が現実的な順序です。
よくある質問
台帳は誰が管理すべきですか
契約の締結に関わる部署の担当者1名を決め、経営者か管理部門の責任者が月に一度確認する形が続きやすいです。担当者が替わることを前提に、手順を台帳の先頭に書いておきます
過去の契約が見つからない場合は
相手方に写しを依頼するか、電子契約サービス・メールの送受信履歴を探します。見つからない契約は台帳に「原本不明」として残し、次の更新時に締結し直します
契約管理システムはいつ入れるべきですか
契約が数百件を超え、複数の部署が同時に台帳を触るようになったときが目安です。それまでは表計算ソフトの運用を月次で続ける方が、コストに見合います。外部に任せる場合は、締結の流れの中で台帳が更新される仕組みを選びます
AIによる分析は法務業務を補助するものであり、最終的な法的判断ではありません